1. Административные вопросы Организация телеконов/WebEx Оформление командировок Оформление курьерских услуг Заказ канцелярских товаров Оформление почтовых отправлений Участие в оформлении внутренней процедуры по работе с Аптечными сетями. Написание инструкций по работе с внутренними системами для сотрудников компании. Подготовка сопроводительных писем для согласования активностей по проектам. Контроль изменений в стандартных шаблонах документов. 2. Ведение и мониторинг документооборота Заведение нового поставщика Оформление документооборота по проектам. (Договоры, ДС, Приложения) Взаимодействие с внутренними подразделениями (Legal, OEC, Accounting, FP&A, COMMEX) Своевременный контроль согласования запланированных проектов Согласование и подписание поступающих документов по процедуре Передача документов в бухгалтерию Отслеживание платежей контрагентам Сканирование и хранение входящей документации Сбор, мониторинг и подача бюджетного файла (Accruals) в бухгалтерию на ежемесячной основе. Сбор, мониторинг и подача лимитов инвестиций для финансового отдела на ежемесячной основе. Сбор, мониторинг и подача анализа инвестиций по кварталам Обработке нарушений по соглашениям с Аптечными сетями на еженедельной основе. Подготовка и выгрузка отчетов из QlikView по запросу менеджера. Ведение реестров документооборота. Участие в оформлении внутренней процедуры по работе с АС. 3. Поддержка регионов Сибирь/Урал, Москва, Аптечные сети категории ТОП (все регионы) Помощь региональным сотрудникам по возникающим вопросам (IT, Директум, Сфера, Меморандум, Direct Posting, QlikView). Взаимодействие с внутренними подразделениями (Legal, OEC, Accounting, FP&A, COMMEX) Контроль согласования активностей Согласование закрытия активностей (сверка расчетных файлов). Подписание поступающих документов по процедуре Передача документов в бухгалтерию. Отслеживание платежей контрагентам Ведение отчетности по внутреннему документообороту (Договоры, ДС, счета) на ежемесячной основе |